Aprenda a Arte da Procrastinação Produtiva

Você conhece a procrastinação produtiva? Parece contraditório, não é mesmo? Veja se isso acontece com você: Você está concentrado no seu trabalho, mas aí olha para a janela, vê uma nuvem estranha, começa a se perguntar se vai chover. Resolve pesquisar no Google sobre a previsão do tempo e, quarenta minutos depois, você já pesquisou sobre armas secretas na Rússia, sereias e se vê assistindo a um vídeo sobre teorias da conspiração. E não faz ideia de como chegou ali. Quem nunca?! Isso é meio perturbador, pois alguns minutos atrás você estava determinado a terminar um relatório. Isso chama-se procrastinação e você não está sozinho no seu sofrimento...todo mundo, em algum momento, procrastina. Até mesmo as pessoas mais produtivas que você conhece. Eu mesmo, quando estava escrevendo esse artigo me peguei navegando à toa na internet algumas vezes, sem necessidade. O problema é que, ao parar uma tarefa para fazer outra, você quebra sua concentração e perde um tempo valioso. Agora, multiplique isso diversas vezes ao dia e você chega ao fim do expediente sem fazer tudo o que pretendia. Ou quase nada. Mesmo sendo um péssimo hábito, que atrapalha seu desempenho profissional, você ainda não conseguiu mudar, apesar de diversas tentativas? Mas, e se não precisasse mudar? Mais do que isso...se pudesse usar esse mau hábito a seu favor, transformando-o em um hábito produtivo? Bom demais para ser verdade? Pois saiba que essa solução existe e é bem interessante. É a procrastinação produtiva. Parece estranho ver essas duas palavras juntas na mesma frase, não é mesmo?! Momento Cultura Inútil: você sabe o significado de procrastinar? A palavra vem do latim procrastinare, que é a união do prefixo pro (encaminhar) e castinus (amanhã). Resumindo: enrolar e deixar tudo para amanhã, depois de amanhã ou semana que vem. Um dos defensores desse conceito é John Perry, filósofo e professor da Universidade de Stanford, que ganhou fama de ser uma pessoa que faz muitas coisas, apesar de ele mesmo se reconhecer como procrastinador. John escreveu um pequeno livro, chamado “A Arte da Procrastinação“, onde ele conta como conseguiu conviver com a procrastinação e ainda criar um estilo de vida bem-sucedido. A ideia central do livro é que a procrastinação não precisa ser encarada como algo extremamente ruim. Utilizada de forma correta pode até ser algo bom. O conceito se baseia no auto-engano: em geral, quem procrastina não gosta de estar parado, mas tem dificuldades em fazer as coisas que estão no topo da lista como prioritárias. Então, o conceito de urgência acaba sendo relativo, e o prazo das tarefas é postergado.

A ideia é bem simples: se vai procrastinar (e você vai) que faça isso com alguma tarefa que você precisa fazer.

Como funciona: a Auto-enganação

Você tem sua lista de tarefas do dia e sabe que algumas são de extrema importância e outras nem tanto. Se você é uma pessoa procrastinadora vai fazer de tudo para deixar para depois as tarefas mais chatas, que são, na maioria das vezes, as mais importantes.

Ao invés de ir fazer algo que não está em sua lista e que vai acabar com sua produtividade e tempo, procrastine escolhendo fazer alguma outra tarefa da lista que você queira naquele momento. Simples e funcional.

Comece criando uma lista de todas as tarefas que você precisa fazer no dia, desde ir na padaria até entregar aquele relatório para o seu chefe. Tudo que você precisa fazer no dia precisa estar ali, tanto as tarefas pessoais (ou domésticas) quanto as tarefas profissionais.

Se você é Empreendedor ou Profissional Autônomo e tem dificuldade em estabelecer prioridades no seu dia a dia, este artigo pode te ajudar.

Agora, escolha a melhor estratégia para “atacar” a lista:

1) Escolha a tarefa principal

aquela mais importante/chata/urgente de todas – e quebre em várias pequenas etapas rápidas que podem ser feitas em pouco tempo. Uma tarefa grande pode se tornar 20 tarefas pequenas e rápidas na sua lista, desde que elas tirem aquela sensação de que é impossível terminar sua obrigação a tempo.

Quando terminar esta tarefa, parta para a próxima e repita o processo.

2) Escolha as 3 tarefas mais importantes do dia.

Comece com a que você está com vontade de fazer. Após algum tempo, você vai querer parar, vai se desconcentrar. Este é o momento de partir para a 2ª tarefa importante. Trabalhe nela o tempo que conseguir, sem se distrair.

Quando perceber que está ficando de saco cheio ou sua produção diminuir, parta para a 3ª tarefa importante. Quando cansar dela, volte para a 1ª. E assim por diante. A dica aqui é você mesclar tarefas chatas com outras que você goste mais de fazer.

3) Mescle tarefas importantes (e longas) com tarefas curtas.

Escolha a tarefa mais importante do dia e adicione pequenos intervalos de “recreio”, onde você irá realizar obrigações curtas, que vão tomar cerca de 5 minutos. Limpar sua área de trabalho, por exemplo.

Ou ler aquele e-mail novo que te enviaram. Ou pesquisar alguma referência para usar em um próximo trabalho. Tarefas pequenas, que não desgastam e dão algum prazer, fazem você dar um pequeno passo em frente e sentir que está realizando algo.

Perceba que, independente da estratégia adotada, você ainda está adiando seu objetivo final – que é terminar as tarefas mais importantes – mas ao menos está caminhando em direção a ele pouco a pouco. E ainda está adiantando outras tarefas em paralelo.

Você também deve determinar "pausas" de descanso entre os períodos de trabalho. Isso mantém sua concentração e criatividades funcionando por mais tempo.

É uma auto enganação? É sim! Sua cabeça quer procrastinar para fugir de uma tarefa importante e você deu a procrastinação a ela, mas ainda assim está trabalhando em coisas importantes.

As estratégias que eu citei aqui são exemplos.

Sugiro que você teste e descubra qual funciona melhor para o seu dia a dia. Ou então, crie a sua. Tenha sempre em mente que nós somos motivados pela busca pelo prazer ou pela fuga da dor. Quando paramos uma tarefa importante (e chata) estamos fugindo da dor e buscando prazer em alguma outra coisa (como no Facebook, por exemplo).

Então, qualquer estratégia que você criar, procure mesclar momentos de “sofrimento” com outros de “prazer” ok?!

Exemplo prático

Digamos que a sua lista de tarefas do dia seja essa:

• Preparar a apresentação em Powerpoint para uma reunião;
• E-mails: responder todos;
• Telefonar para alguns fornecedores
• Fazer um relatório para o chefe;
• Me atualizar sobre meu mercado de atuação lendo alguns sites;

Agora, digamos que você tenha definido, por prioridade (ou prazo), que entregar o relatório pro chefe (nível alto de desânimo) seja a primeira tarefa do dia. Então você percebe que não quer fazer isso e antes de começar a dar aquela espiadinha no Facebook ou ficar vendo suas mensagens no Whatsapp, você adota a estratégia #3 citada ali em cima. Você vai se atualizar lendo alguns sites e liga para os fornecedores. Depois você retorna ao relatório. Pronto. Você já está praticando a procrastinação produtiva. Bem melhor, não?! Mesmo que você não consiga se livrar da procrastinação, tenha sempre em mente que ela é um hábito, e hábitos podem ser mudados. Mas enquanto você não muda o seu, pelo menos vai usando de forma mais produtiva e estruturada, de modo que não seja um empecilho ao alcance das suas metas, nem um gerador de frustração e estresse.

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