Você tem dificuldades em manter sua produtividade? já se pegou falando “Não tenho tempo pra nada.” ou “Eu queria muito começar a malhar, mas não tenho tempo” ou ainda “Hoje não vai dar tempo de ir pra academia”? Pois é, se você vive tentando ‘acomodar’ trabalho, estudo, família, lazer e treinos nas ‘poucas’ 24 horas do dia, esse artigo vai te ajudar.
Embora você tenha uma rotina corrida e agitada, o fato é que adotando algumas pequenas estratégias é possível fazer tudo o que você tem vontade, criando mais tempo na sua vida.
Mas Como?
Uma das maiores dificuldades das pessoas, mesmo aquelas que já fazem listas de tarefas, é definir o que e quando fazer, ou seja, determinar as prioridades das tarefas. Então vou te ensinar 3 técnicas simples de gestão do tempo (nesse artigo está a 1ª, as outras 2 você pode acessar nos links abaixo:
9 Dicas Úteis (e Fáceis) para Você Aumentar Sua Produtividade
A 1ª técnica é chamada de Matriz de Eisenhower (pros mais novos ou mais desligados da História, ele foi um dos presidentes dos EUA). Essa matriz também é conhecida como Matriz de Prioridades e logo você vai entender por que.
Primeiro pegue uma folha de papel e liste TODAS as tarefas que você precisa fazer na próxima semana. Todas mesmo, desde levar o cachorro para passear até trabalhar naquele projeto especial para o seu chefe. Listou? Ótimo. Agora você vai pegar outra folha de papel A4 comum e desenhar um gráfico onde um dos eixos será a escala de IMPORTANTE e o outro será o de URGÊNCIA. Pode numerar de 0 a 10 se isso ajudar. Trace uma linha passando pelo meio dos eixos, dividindo o gráfico em 4 quadrantes. Veja a figura abaixo:
Feito isso, pegue sua lista de tarefas e analise cada item para verificar o quanto importante e urgente ele é. Aqui você pode dar as notas de 0 a 10 para Importante e para Urgente. Isso é subjetivo, mas ninguém melhor do que você para determinar o que é importante e/ou urgente na sua vida, certo?!
Cada item deverá ser ‘plotado’ (ou desenhado) no gráfico, no quadrante correspondente. Então os itens Muito Importantes e Pouco Urgentes vão para o quadrante 1, os Muito Importantes e Muito Urgentes vão para o quadrante 2, e assim sucessivamente.
Explicando cada quadrante:
Muito Urgente e Muito Importante: esse quadrante TEM que ser atacado primeiro, pois nele estão os imprevistos e tarefas deixadas para fazer quando o prazo já está estourando. Esse é o quadrante responsável pelo estresse e ansiedade na sua vida. O ideal é que ele tenha bem poucas tarefas (ou nenhuma, no mundo ideal).
Ex: Prazo limite para entrega de documentos, incêndio em casa / inundações, bebê chorando.
Muito Importante mas Pouco Urgente: esse é o quadrante do planejamento estratégico da sua vida, onde devem estar as tarefas responsáveis pelas suas metas de curto, médio e longo prazo.
Ex: Entrega de projetos/relatórios/documentos, revisão de conteúdo, revisão do carro, pagamento de contas
Muito Urgente, mas Pouco Importantes: São aquelas tarefas que as outras pessoas pedem para você fazer, mas que serão inúteis para a sua vida; nesse tipo de quadrante deve-se explicar o motivo de não poder fazer a tarefa e logo depois dar um “não” educado. Se não for possível, então DELEGUE para outros fazerem. Assim você terá tempo para trabalhar nas tarefas dos quadrantes 1 e 2.
Ex: Problemas de outras pessoas, passar no correio, comprar passagens
Pouco Urgente e Pouco Importante: São aquelas interrupções que surgem quando você precisa fazer uma tarefa importante. O melhor é evitar que isso ocorra, então DELETE essas tarefas da sua vida, porque elas só atrapalham sua produtividade.
Ex: E-mails irrelevantes, mídias Sociais, televisão
Essa é uma maneira simples e objetiva para você ‘ver’ como andam suas prioridades e organizar sua agenda. A matriz pode ser aplicada apenas para a vida pessoal ou para o trabalho. Ou para o próximo mês, 6 meses. Enfim, você pode adaptar de acordo com suas necessidades.
Se você tem dificuldades em focar ou se concentrar em seus objetivos, e acha que a procrastinação e a falta de iniciativa podem colocar em risco o futuro que você deseja….
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